INFORMATIVA PRIVACY a norma del Reg UE 2016/679 (GDPR) e del DLGS n. 24/2023 (WHISTLEBLOWING)
Vi invitiamo a leggere attentamente la presente informativa sul trattamento dei dati personali resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 dal sotto indicato Titolare del trattamento, con specifico riferimento ai dati personali trattati nell’ambito dell’utilizzo del portale di segnalazione (di seguito “Portale”) messo a disposizione quale canale interno per inviare segnalazioni riguardanti atti, comportamenti e/o omissioni che costituiscano violazioni del diritto nazionale e della normativa europea indicate nel D. Lgs 24/2023 (di seguito “Segnalazioni”).
Per ogni ulteriore informazione sulle violazioni segnalabili ai sensi del D. Lgs. 24/2023, sull’utilizzo del canale interno di segnalazione predisposto e sui canali esterni di segnalazione, vi invitiamo a prendere visione del documento “Whistleblowing Policy” e nel documento “Manuale segnalante” disponibili sul Portale.
1 TITOLARE DEL TRATTAMENTO (di seguito “Titolare”): FERRARI S.R.L.,
C.F./P.IVA/N° Iscr. Reg. Imprese RA: 01134740396, sita in RAVENNA – 48123 (RA), VIA ACHILLE GRANDI N. 29
PEC: ferrari-ra@legalmail.it - EMAIL: privacy@ferrari-ra.it - RECAPITO TELEFONICO: 0544/608311
2 DATI PERSONALI TRATTATI
Il Titolare, in ossequio a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, ha implementato un proprio canale interno per l’invio di segnalazioni. Tale canale prevede l’utilizzo di un Portale accessibile dall’apposita area del sito aziendale tramite il quale il segnalante, con le garanzie di riservatezza previste, potrà comunicare ogni opportuna informazione sulle presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza, in ragione del proprio rapporto giuridico qualificato considerato dal legislatore, affinché siano sottoposte al Gestore delle segnalazioni designato dal Titolare (di seguito Gestore).
Tanto premesso, i dati personali oggetto di trattamento sono quelli di seguito indicati come “Dati riferibili al soggetto segnalante” e quelli indicati con riferimento alle diverse categorie di interessati potenzialmente coinvolte.
Durante la compilazione di una Segnalazione, invitiamo il segnalante a non fornire dati particolari, ai sensi dell’art 9 Regolamento o dati relativi a reati e condanne penali ai sensi dell’art. 10 Regolamento, salvo non li ritenga strettamente indispensabili ai fini dell’invio e della gestione della Segnalazione stessa.
Dati riferibili al soggetto segnalante: al segnalante sarà richiesto di indicare i propri dati personali quali: nome, cognome, qualifica o mansione lavorativa all’epoca dei fatti segnalati e qualifica attuale, indirizzo email personale, nonché ogni altra informazione o dato, anche personale, eventualmente contenuto nei campi di segnalazione che richiedono la descrizione in fatto dell’illecito. Tramite il Portale è inoltre possibile allegare documenti, che potrebbero a loro volta contenere dati personali riferibili al segnalante o a terzi soggetti. Il segnalante può inoltre scegliere di procedere alla Segnalazione, sempre tramite Portale, attraverso una registrazione vocale: in tale ipotesi saranno oggetto di trattamento tutti i dati conferiti con la registrazione, unitamente alla voce del Segnalante stesso che, a tutela della riservatezza, verrà automaticamente distorta dal Portale.
Il segnalante può decidere di inviare Segnalazioni anonime scegliendo di non indicare al momento della Segnalazione propri dati idonei a identificarlo o renderlo identificabile. Tali dati possono essere forniti successivamente tramite integrazioni della Segnalazione.
Si segnala che qualora il segnalante indichi tra i propri dati personali anche un indirizzo email di riferimento, questo sarà utilizzato per la ricezione di comunicazioni afferenti alla segnalazione (es. avviso di lettura e aggiornamenti sulla gestione della Segnalazione). Pertanto, a garanzia di piena riservatezza, si suggerisce di non indicare indirizzi email aziendali e/o condivisi con altri soggetti, utilizzando solamente recapiti email ad uso personale ed esclusivo.
L’identità del segnalante è ad ogni modo sempre tutelata dal punto di vista della riservatezza: una eventuale comunicazione dell’identità della persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere e dare seguito alle Segnalazioni avverrà sempre con il consenso espresso della stessa, come previsto dalla normativa di riferimento.
Dati riferibili a soggetti terzi: il segnalante, nell’ambito della Segnalazione, potrebbe eventualmente comunicare anche dati personali riferibili a terzi soggetti qualora lo ritenga indispensabile (ad esempio persone a conoscenza dei fatti, esecutori della condotta ritenuta illecita, persone del medesimo contesto lavorativo e colleghi di lavoro). Pertanto, a discrezione del segnalante, potrebbero essere raccolti dati personali di terzi quali nome, cognome, contatti di recapito, ente o azienda di appartenenza, mansione aziendale o ruolo rivestito.
Dati riferibili al gestore della segnalazione (Gestore): al Gestore sono assegnate apposite credenziali di accesso al Portale per lo svolgimento delle relative attività di ricezione e di gestione delle segnalazioni. Saranno trattati dati quali nome, cognome, indirizzo email degli addetti dell’ufficio Gestore (o del soggetto terzo Gestore).
Dati di navigazione e cookie tecnici: Tutte le operazioni effettuate sulle Segnalazioni, da parte di tutte le tipologie di utente, vengono registrate nei log di sistema in maniera anonima e criptata. Il Portale utilizza esclusivamente cookie tecnici di sessione e non utilizza alcun tipo di cookie di profilazione e/o di terze parti.
3 FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA
Nei limiti stabiliti dalla normativa vigente, i dati saranno trattati per le seguenti finalità:
- per permettere lo svolgimento delle operazioni strettamente connesse e strumentali alla corretta ricezione e gestione delle Segnalazioni inviate attraverso il Portale. I dati e le informazioni forniti dal segnalante saranno trattati allo scopo di dar corso alle necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione nonché, ove fondate, per l’adozione dei conseguenti provvedimenti.
- per permettere l’adempimento di obblighi eventualmente previsti da ulteriori fonti normative cogenti ovvero a disposizioni impartite dalle Autorità. Il conferimento dei dati personali e il relativo trattamento per tale finalità sono necessari per poter adempiere agli obblighi di legge, che possono includere la conservazione e la comunicazione dei dati alle autorità competenti.
La base giuridica del trattamento è costituita dall’adempimento di obblighi normativi, con riferimento in particolare al D. Lgs. n. 24/2023 e del Reg UE 2016/679.
4 DESTINATARI E TRASFERIMENTI DI DATI PERSONALI
I dati personali verranno posti a conoscenza del Gestore.
L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione dalla quale essa possa evincersi, direttamente o indirettamente, non saranno rivelate a persone diverse da quelle competenti, se non con il consenso espresso del segnalante e, nei casi previsti dalla legge, anche previa condivisione delle ragioni che lo rendono necessario.
In base a quanto disposto dalle norme vigenti, i dati personali verranno comunicati, ove richiesto o necessario, alle competenti Autorità, le quali agiranno come autonomi e distinti Titolari del trattamento.
I dati non saranno oggetto di diffusione e non è prevista la loro trasmissione in paesi diversi da quelli dell’Unione Europea o dallo Spazio Economico Europeo.
5 CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
I dati personali trattati per la finalità di Gestione delle Segnalazioni saranno conservati per cinque anni dalla chiusura di una segnalazione.
I dati personali trattati per la finalità di assolvimento a Obblighi di legge saranno conservati per il periodo previsto dalla norma cogente applicabile.
6. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati richiesti nei Form presenti sul Portale con il simbolo (*) è obbligatorio al fine di dar corso alla procedura ed in mancanza degli stessi la segnalazione non potrà concludersi con successo.
Il mancato conferimento dei dati non richiesti come obbligatori non precluderà la prosecuzione della procedura, ma potrebbe comportare l’impossibilità di fornire al segnalante i riscontri relativi alla sua segnalazione.
Il mancato consenso alla trasmissione dei dati del Segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere e dare seguito alla segnalazione determinerà l’impossibilità di trasmettere tali informazioni.
7 DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato potrà chiedere, nei limiti di quanto previsto dal GDPR, di accedere ai dati e al trattamento e, nei casi previsti, di rettificare e cancellare i Dati, chiederne la portabilità presso altro titolare nonché la limitazione del trattamento od opporsi allo stesso. Nei casi in cui, dietro espressa richiesta del Titolare, l’interessato presti il consenso alla rivelazione della sua identità a soggetti a persone diverse dal Gestore, potrà revocare in ogni momento tale consenso a patto che il Titolare non abbia già provveduto a rendere nota la sua identità sulla base del consenso previamente e legittimamente prestato.
Si segnala che il Titolare non potrà dare corso alle istanze di esercizio dei diritti sopra indicati qualora da esso possa derivarne un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità di colui che effettua una Segnalazione, pregiudizio che verrà valutato, nel concreto, caso per caso e solo ove si tratti di una misura necessaria e proporzionata. In tali casi, ai sensi della normativa privacy vigente, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la protezione dei dati personali con le modalità di cui all’art. 160 del Codice Privacy.
L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le istruzioni reperibili al seguente link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.
